Prozessanalyse

Die Prozessanalyse richtet sich an mittelständische Unternehmen und Industriebetriebe, die einen konkreten Geschäftsprozess verbessern wollen. Gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern und Ihrer IT kläre ich, wo manuelle Arbeit entsteht und welche technischen Möglichkeiten bereits vorhanden sind.

Sie erhalten im vereinbarten Umfang:

• Eine dokumentierte Darstellung des heutigen Ablaufs, einschließlich beteiligter Personen, Systeme und Übergaben.
• Eine Priorisierung der Verbesserungen nach erwartetem Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten.
• Ein technisches Lösungskonzept mit benötigten Daten, Schnittstellen und möglichen Softwareergänzungen.
• Eine Aufwandsschätzung für die Umsetzung mit Annahmen und offenen Fragen.

Auch die Empfehlung, einen Ablauf zunächst organisatorisch zu vereinfachen oder unverändert zu lassen, kann ein sinnvolles Ergebnis sein.

1. Prozess eingrenzen. Im Erstgespräch beschreiben Sie das Problem. Anschließend vereinbaren wir Anfang und Ende des untersuchten Ablaufs, die erwarteten Ergebnisse und den Festpreis.
2. Arbeitsschritte nachvollziehen. Die Mitarbeiter zeigen typische Fälle und Ausnahmen. Hilfreich sind vorhandene Prozessbeschreibungen, Beispieldokumente, Listen und Informationen zu den genutzten Anwendungen.
3. Machbarkeit und Nutzen prüfen. Ich untersuche Datenqualität, Schnittstellen, Zuständigkeiten und technische Abhängigkeiten. Für eine Nutzenabschätzung betrachten wir Fallzahlen, Bearbeitungszeit und Nacharbeit, soweit diese ermittelbar sind. Annahmen werden kenntlich gemacht.
4. Ergebnis besprechen. Sie bekommen die Dokumentation und einen begründeten Umsetzungsvorschlag. Wir klären, welche Fragen vor einer Entwicklung noch beantwortet werden müssen.

Danach entscheiden Sie selbst: mit mir umsetzen, Ihr eigenes Team beauftragen oder mit einem anderen Dienstleister weiterarbeiten. Aus der Analyse entsteht keine Folgepflicht.

Muster zur Veranschaulichung, keine Kundenreferenz: Ein Industriebetrieb erhält regelmäßig Anfragen nach Prüfprotokollen und Produktunterlagen. Mitarbeiter suchen die Dateien, prüfen die Zuordnung zum Auftrag und versenden sie per E-Mail.

• Heutiger Ablauf: Anfrage zuordnen → Dokument suchen → Fassung und Zugriffsberechtigung prüfen → Datei versenden.
• Zuerst klären: Welche Dokumente werden häufig angefragt? Wo liegt die freigegebene Fassung, und wie ist sie einem Produkt, Auftrag oder Kunden zugeordnet?
• Priorisierung: Zunächst Ablage, Zuordnung und Verantwortlichkeiten klären. Danach den Abruf häufig benötigter Dokumente vereinfachen. Individuelle Anfragen bleiben beim zuständigen Ansprechpartner.
• Umsetzungsvorschlag: Geeignete Dokumente aus der bestehenden Ablage über einen geschützten Kundenbereich bereitstellen. Fehlende Unterlagen oder unklare Berechtigungen führen weiterhin zur manuellen Klärung.

Ob sich diese Lösung rechnet, lässt sich erst mit der Häufigkeit der Anfragen, dem bisherigen Such- und Prüfaufwand sowie den Entwicklungs- und Betriebskosten beurteilen. Der Praxisartikel zur Prozessauswahl zeigt, welche Fragen dabei helfen. Öffentliche Beispiele für die Bereitstellung von Dokumenten beschreibt der Artikel zum Self-Service im Kundensupport.

Bei Jungheinrich Digital Solutions habe ich die Verarbeitung von Fahrzeug- und Nutzungsdaten konzipiert und umgesetzt. Die Auswertungen wurden für eine bestehende Benutzeroberfläche bereitgestellt. Diese Erfahrung hilft mir, fachliche Fragen mit den verfügbaren Daten und Anwendungen zusammenzubringen.

Die Referenz zur Auslastung einer Staplerflotte beschreibt meinen Beitrag an diesem Entwicklungsprojekt. Sie zeigt den technischen Hintergrund meiner Beratung.

Je nach Ergebnis kann sich eine Schnittstellenentwicklung oder die Automatisierung eines Geschäftsprozesses anschließen.