Welche Prozesse automatisieren?

Mit einem konkreten Ablauf beginnen

„Wir möchten unsere Verwaltung digitalisieren“ beschreibt eine Richtung. Für ein umsetzbares Vorhaben ist das noch zu weit gefasst. „Die offenen Aufträge werden jeden Morgen aus dem ERP in eine Excel-Auswertung übertragen“ benennt dagegen einen Auslöser, Daten und ein Ergebnis.

Ich würde mit einem solchen abgegrenzten Ablauf beginnen und mir einen gewöhnlichen Fall sowie mehrere Ausnahmen zeigen lassen. Dabei wird sichtbar, welche Arbeit eine feste Regel hat und wo Mitarbeiter Wissen oder eine Entscheidung beisteuern.

Geeignete Kandidaten können zum Beispiel wiederkehrende Auswertungen, die Übertragung bereits vorhandener Auftragsdaten oder der Abruf von Dokumenten durch Kunden sein. Ob sie sich im eigenen Betrieb lohnen, hängt von ihrer konkreten Ausprägung ab.

Sechs Fragen für die erste Einordnung

Wie viel Arbeit fällt tatsächlich an?

Erfassen Sie Häufigkeit und aktive Bearbeitungszeit. Zehn Minuten an jedem Arbeitstag können in Summe mehr Aufmerksamkeit verdienen als eine längere Aufgabe, die nur einmal im Jahr anfällt. Wartezeit sollte gesondert betrachtet werden: Eine Liegezeit von zwei Tagen ist nicht gleichbedeutend mit zwei Tagen Arbeitsaufwand.

Neben Zeit können Fehler, verspätete Informationen oder Abhängigkeiten von einzelnen Personen den Ausschlag geben. Halten Sie deshalb fest, welches Problem gelöst werden soll und woran Sie später eine Verbesserung erkennen.

Lassen sich die Regeln beschreiben?

Können zwei Mitarbeiter denselben Fall anhand derselben Regeln bearbeiten? Gibt es klare Bedingungen für Auswahl, Prüfung und Weitergabe? Solche Regeln lassen sich gut in Software abbilden. Wenn die richtige Entscheidung von einer Erfahrung abhängt, die bislang niemand erklären kann, gehört diese Unklarheit zuerst in die Analyse.

Das muss kein Grund sein, den ganzen Ablauf auszuschließen. Oft kann Software die Daten zusammentragen und einen Entscheidungsvorschlag vorbereiten, während die Freigabe bei einer Person bleibt.

Sind die Daten zugänglich und verständlich?

Prüfen Sie, wo die benötigten Informationen liegen, ob sie vollständig sind und wie sie zusammengehören. Eine eindeutige Kundennummer hilft beim Abgleich zweier Systeme. Freitext mit wechselnden Schreibweisen macht die Zuordnung dagegen unsicher.

Für die technische Einschätzung sind auch vorhandene Exportfunktionen, APIs und Zugriffsrechte wichtig. Ein digital vorliegendes Dokument ist noch keine verlässlich strukturierte Datenquelle. Wie sich diese Unterschiede auswirken, zeigt der Artikel ERP und Excel automatisch verbinden.

Wie häufig ändern sich Ablauf und Systeme?

Wenn das ERP in wenigen Monaten ersetzt wird oder sich die Regeln gerade grundlegend ändern, kann eine aufwendige Integration zum falschen Zeitpunkt kommen. Dann ist möglicherweise ein kleiner, übertragbarer Zwischenschritt sinnvoller.

Was passiert bei Ausnahmen und Fehlern?

Eine unvollständige Auswertung lässt sich oft neu erstellen. Eine doppelte Bestellung oder eine falsche Kundeninformation kann dagegen bereits eine Außenwirkung haben. Deshalb zählen die Folgen eines Fehlers genauso wie die Zahl der eingesparten Handgriffe.

Legen Sie fest, welche Fälle automatisch durchlaufen dürfen, wann eine Prüfung nötig ist und wer sie übernimmt. Menschliche Entscheidungen lassen sich in einen automatisierten Ablauf einbinden; Microsoft zeigt das beispielsweise mit Freigaben in Power Automate.

Wer trägt den Betrieb?

Jemand muss bemerken, wenn Daten fehlen, eine Verbindung ausfällt oder sich Anforderungen ändern. Zu einem geeigneten ersten Vorhaben gehören daher ein fachlicher Ansprechpartner, ein technischer Verantwortlicher und ein handhabbarer Weg für Störungen.

Eine Automatisierung, deren Fehler regelmäßig unbemerkt bleiben, kann zusätzliche Kontrollarbeit erzeugen. Diese Arbeit gehört in die Nutzenbetrachtung.

Beispiel: drei Abläufe priorisieren

Die folgende Auswahl ist ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung. Die Fallzahlen und Zeiten sind Annahmen, keine Messwerte aus Kundenprojekten. Angenommen werden 20 Arbeitstage pro Monat. Die Zeiten beschreiben aktive Bearbeitung vor einer Automatisierung.

Der Auftragsprozess bindet in diesem Beispiel die meiste Zeit. Trotzdem wäre der lesende Bericht mein erster Kandidat für eine nähere Prüfung: Seine Abgrenzung und Fehlerfolgen sind leichter zu beurteilen. Das ist eine begründete Reihenfolge für dieses Beispiel, keine allgemeine Rangliste.

Für einen anderen Betrieb kann ein seltener, aber häufig fehlerhafter oder zeitkritischer Ablauf wichtiger sein. Die Auswahl sollte deshalb gemeinsam mit den Mitarbeitern erfolgen, die den Prozess tatsächlich ausführen.

Verbleibenden Aufwand mitrechnen

Beim Tagesbericht sind die angenommenen zehn Stunden zunächst nur der bisherige Aufwand. Angenommen, nach der Umstellung bleiben pro Tag fünf Minuten für die fachliche Prüfung und zusätzlich 30 Minuten pro Monat für Kontrolle und kleinere Korrekturen:

• Bisher: 20 × 30 Minuten = 600 Minuten pro Monat.
• Danach: 20 × 5 Minuten + 30 Minuten = 130 Minuten pro Monat.
• Rechnerisch frei werdende Zeit: 600 − 130 = 470 Minuten, also 7 Stunden und 50 Minuten pro Monat.

Auch die Zeiten nach der Umstellung sind hier Annahmen. Analyse, Entwicklung, Einführung, zusätzliche Lizenzen und größere Wartungsarbeiten sind in dieser Monatsbetrachtung noch nicht enthalten. Für eine Wirtschaftlichkeitsentscheidung müssen sie gesondert berücksichtigt werden. Frei werdende Zeit ist außerdem nicht automatisch eine entsprechende Kosteneinsparung: Entscheidend ist, wofür sie im Betrieb genutzt werden kann.

Vor einem Auftrag sollten die Annahmen durch eine repräsentative Stichprobe überprüft werden. Nach der Einführung lässt sich mit derselben Messweise feststellen, wie viel Bearbeitung, Kontrolle und Nacharbeit tatsächlich übrig bleibt.

Wann zuerst etwas anderes geklärt werden sollte

Ich würde eine vollständige Automatisierung zurückstellen, wenn die Zielsetzung unklar ist, niemand für den Ablauf verantwortlich ist oder die benötigten Daten nicht verlässlich zugeordnet werden können. Dasselbe gilt, wenn Ausnahmen den Normalfall bilden und die Folgen falscher Entscheidungen nicht ausreichend begrenzt werden können.

Ein sinnvoller erster Schritt kann dann sein, Pflichtangaben zu vereinheitlichen, Zuständigkeiten festzulegen oder eine manuelle Freigabe besser vorzubereiten. Die spätere Software baut auf diesen Entscheidungen auf. Sie kann sie nicht allein aus einer unklaren Ausgangslage ableiten.

Am Self-Service für Fahrtenhistorie und Rechnungsdownload bei MOIA habe ich mitgearbeitet. Kunden können dort bestimmte Informationen selbst abrufen. Für die Auswahl ähnlicher Vorhaben lohnt sich ein Blick auf wiederkehrende Anfragen: Welche lassen sich mit bereits vorhandenen Daten beantworten, und welche erfordern weiterhin eine persönliche Klärung?

Der Artikel Kundensupport durch Self-Service entlasten zeigt, wie ein Dokumentenbereich dafür aufgebaut werden kann und welche Ergebnisse andere Unternehmen öffentlich berichten.

So bereiten Sie eine Prozessanalyse vor

Für einen ersten gemeinsamen Blick reichen eine kurze Beschreibung des Ablaufs, die beteiligten Anwendungen und Beispiele für einen normalen sowie einen schwierigen Fall. Ergänzen Sie Ihre heutige Einschätzung zu Häufigkeit, Bearbeitungszeit und Fehlern. Unsichere Angaben dürfen als offene Fragen stehen bleiben.

In der Prozessanalyse zum Festpreis werden diese Fragen strukturiert untersucht und passende Umsetzungsmöglichkeiten bewertet. Die technische Umsetzung ist anschließend eine eigene Entscheidung.

Quellen und Einordnung

Microsoft dokumentiert die Einbindung menschlicher Freigaben in automatisierte Abläufe. Die sechs Fragen, die Priorisierung und die Rechnung in diesem Artikel bilden eine eigene, vereinfachte Entscheidungshilfe. Sie ersetzen die Untersuchung des konkreten Prozesses nicht. Quellen geprüft am 12. September 2026.